W Trybunie Górniczej 29 listopada br. ukazał się artykuł Jacka Madeja „Transparentność daje oszczędności”. Podkreślono w nim, że dzięki aukcjom Spółka Restrukturyzacji Kopalń zaoszczędziła w tym roku ponad 30 milionów złotych.
Transparentność daje oszczędności
Dzięki internetowym aukcjom SRK zaoszczędziła ponad 30 mln zł
Każdego roku Spółka Restrukturyzacji Kopalń na zakup sprzętu, mediów i usług wydaje setki milionów złotych. Taka skala wydatków pozwala również na spore oszczędności. Te udało się w SRK osiągnąć dzięki sukcesywnej elektronizacji postępowań przetargowych i internetowym aukcjom dla kontrahentów.
Skala działalności SRK jest ogromna. Spółka funkcjonuje na terenie ponad 70 gmin, a skala wydatków sprawia, że jest jednym z najpoważniejszych partnerów biznesowych na Górnym Śląsku i w Zagłębiu, a także poza granicami woj. śląskiego. Bardzo zróżnicowany jest rodzaj działalności prowadzonej przez poszczególne jednostki wchodzące w skład SRK. Dotyczy on zarówno utrzymywania dróg i nieruchomości mieszkalnych, zarządzania zakładami górniczymi, a także wyburzeniami poprzemysłowych obiektów i rekultywacją terenu. To oznacza, że wśród kontrahentów są firmy o szerokim wachlarzu usług począwszy od tych, które zajmują się odśnieżaniem chodników czy stawianiem pieców w domach, a kończąc na dostawcach zaawansowanych systemów bezpieczeństwa czy firmach obsługujących kopalniane szyby.
Dysponują pieniędzmi budżetowymi
– Ogromną skalę naszej działalności najlepiej obrazuje fakt, że rocznie musimy zorganizować ok. 800 przetargów na zakup towarów, sprzętów i usług. Łączna kwota zakupów, które realizujemy, to ok. 400 mln zł. Rozstrzał poszczególnych kwot jest bardzo duży – najdrobniejsze przetargi dotyczą prac czy usług o wartości kilkuset złotych do nawet 160 mln zł na zakup energii elektrycznej. Każdy z przetargów, niezależnie od kwoty, musi zostać przeprowadzony zgodnie z przepisami i w sposób jak najbardziej transparentny. W końcu dysponujemy pieniędzmi budżetowymi, więc prawo wymaga od nas tego, żebyśmy je wydali w jak najbardziej racjonalny sposób. Dlatego do tej pory każdy przetarg oznaczał ogrom pracy, dokumentacji i zaangażowanie wielu ludzi – zaznacza Rafał Wielgosz, dyrektor biura ds. zamówień w SRK.
Sukcesywnie od ponad roku w SRK jest realizowany program elektronizacji przetargów, który ma na celu uproszczenie całego procesu. Choć jak podkreśla dyr. Wielgosz jeszcze istotniejsze są związane z tym oszczędności oraz zwiększenie transparentności przetargów. Pierwszym krokiem było wprowadzenie aukcji elektronicznych. Od września 2017 r. we wszystkich postępowaniach przetargowych ogłoszonych przez SRK internetowe aukcje stały się standardem.
– Samo wprowadzenie tego, wydawałoby się prostego narzędzia, spowodowało, że w tym roku wypracowaliśmy już ponad 30 mln .zł oszczędności. Warto tu jeszcze raz podkreślić, że to oszczędności budżetu państwa. Te oszczędności to różnica pomiędzy tym, co faktycznie wydaliśmy na dostawy i usługi w stosunku do zaplanowanych kwot często wyliczonych przez rzeczoznawców. Gdyby nie aukcje, to pewnie oferty mielibyśmy sporo wyższe, a już na pewno różnice byłyby bardzo wyraźne. Podczas aukcji uczestnicy mają możliwość zreflektowania się i obniżenia ceny w trakcie, co nie jest możliwe w tradycyjnych postępowaniach – argumentuje dyr. Wielgosz.
Co ważne cały proces elektronizacji postępowania przetargowego i aukcji obsługuje firma zewnętrzna – COIG. Po pierwszej COIG, który specjalizuje w systemach informatycznych daje gwarancje bezpieczeństwa danych, a po drugie zapewnia nienaruszalność oferty. Chodzi o zwiększenie przejrzystości całego postępowania i wyeliminowanie jakichkolwiek wątpliwości, co do uczciwości i manipulowania postępowaniem przetargowym.
Kolejnym krokiem była całkowita elektronizacja przetargów. Takie rozwiązanie zostało wprowadzone w SRK w kwietniu br. Od tego momentu przetargi (zgodnie z prawem może to dotyczyć przetargów, które nie są objęte obowiązkiem stosowania prawa zamówień publicznych) są już w pełni elektroniczne – zainteresowani wykonawcy mogą złożyć swoją ofertę nie wychodząc z domu i nie potrzeba do tego kartki papieru.
Aukcje po japońsku
Przez cały czas SRK rozwija również i udoskonala formułę aukcji.
– Samo wprowadzenie aukcji nie robi dziś wielkiej rewolucji, bo wiele instytucji korzysta już z tego instrumentu. Natomiast dla nas kolejnym krokiem było wprowadzenie tzw. aukcji japońskich. W tradycyjnej aukcji licytuje się o określoną kwotę, w aukcji japońskiej to my dajemy kwotę wyjściową, a następnie sami obniżamy cenę do momentu, kiedy wszyscy wykonawcy zrezygnują. Testujemy też modyfikację tego rodzaju aukcji, którą nazywamy quazi-japońską lub przyspieszoną. Jeśli ktoś potwierdzi, że zgadza się wykonać jakąś usługę to cena zostanie automatycznie obniżona i oferenci mają określony czas na podjęcie decyzji, czy zgadzają się na przyjęcie tej niższej ceny. W tym typie aukcji możemy zostać nawet z jednym oferentem i wciąż obniżać cenę. To może przynieść kolejne oszczędności – wylicza dyr. Wielgosz.
Równolegle z elektronizacją przetargów skierowaną do kontrahentów SRK przenosi także do wirtualnego świata wewnętrzną część całego postępowania. Od sierpnia br. w spółce funkcjonuje platforma skupiająca elektroniczny obieg danych, która wyeliminowała cały papierowy obieg dokumentów związany z przetargami.
– Cały proces został ujednolicony i usprawniony. Teraz wszyscy robią to według jednego wzoru. Obowiązuje jeden standard. Tutaj również nie bez znaczenia jest transparentność. Teraz mamy pełen monitoring w systemie zakupowym. Możemy zobaczyć, kto i kiedy dokonał zmian i jakie to były zmiany. W przeciwieństwie do dokumentów papierowych nie da się nic zrobić, co by nie zostawiło śladu – dodaje dyr. Wielgosz.
